BIROKRASI DAN ORGANISASI

Makalah : Birokrasi Organisasi

BAB I

Pendahuluan

I.               Latar Belakang

Manusia adalah makhluk sosial yang cenderung untuk hidup bermasyarakat serta mengatur dan mengorganisasikan kegiatannya dalam mencapai suatu tujuan. Tetapi karena keterbatasan kemampuan manusia menyebabkan manusia tidak dapat mencapai tujuan tanpa kerja sama. Hal inilah yang mendasari manusia untuk hidup dalam organsasi.

Organisasi mempunyai banyak definisi, karena organisasi dapat di pandang dari berbagai perspektif. Tetapi begaimana pun ada semacam kesepakatan pendapat dalam kenyataan bahwa organisasi pada umumnya di kembangkan sebagai instrument bagi pencapaian tujuan tertentu dan cenderung dalam situasi dimana orang-orang menyadari manfaat organisasi sebagai suatu jalan terbaikpelaksanaan kegiatan kolektif.

II.            Rumusan Masalah

 Rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Apakah pengertian dari organisasi?

4. Bagaimana briokrasi dalam organisasi?

BAB II

Pembahasan

A. Pengertian Organisasi

Organisasi pada dasarnya merupakan tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terkendali, dengan memanfaatkan sumber daya (dana, material, lingkungan, metode, sarana, prasarana, data) dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan bersama.

B.  Pengertian Birokrasi

Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan kedalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.

Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik sub-unit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.

Ciri – ciri Birokrasi

1.     Tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai lewat spesialisasi

2.     Aturan dan pengaturan yang sangat formal

3.     Tugas-tugas yang dikelompokkan kedalam departemen-departemen fungsional

4.     Wewenang terpusat

5.     Rentang kendali yang sempit

6.     Pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.

Kekuatan Birokrasi

1.     Kemampuan menjalankan kegiatan terbakukan secara sangat efisien

2.     Spesialitas yang sama di kelompokkan dalam departemen-departemen fungsional

3.     Anggota mempunyai kesempatan untuk berbicara dalam bahasa yang sama diantara rekan sekerja mereka

Kelemahan Birokrasi

1.     Spesialisasi menciptakan konflik sub-unit

2.     Tujuan unit fungsional dapat mengesampingkan tujuan keseluruhan organisasi itu

3.     Birokrasi hanya bisa efisien apabila karyawannya menghadapi masalah yang pernah dijumpai sebelumnya

4.     Perhatian yang berlebihan pada pematuhan aturan

Karakteristik Tipe Ideal  Birokrasi

1.     Otoritas Hirarki

2.     Komunikasi dinas yang jelas

3.     Pembagian kerja atas dasar spesialisasi

4.     Prosedur kerja yang jelas

5.     Kualifikasi pegawai

6.     Berdasarkan dokumen administrasi

7.     Pemisahan antara “Buero” dan “Amts”

8.     Jam kerja yang penuh

9.     Rahasia Jabatan

10.  Netralitas

C.  Teori Birokrasi Organisasi

Menurut Max Webber ciri struktural utama dari birokrasi adalah: terdapat prinsip yuridis yang resmi, terdapat prinsip hierarki dan otorita, manajemen berdasarkan dokumen-dokumen tertulis, terdapat spesialisasi, ada tuntutan terhadap kapasitas kerja yang penuh dan berlakunya aturan-aturan umum mengenal manajemen.

Birokrasi digunakan agar dapat meningkatkan efektivitas administrasi organisasi.organisasi birokrasi yang ideal menyertakan delapan karakteristik struktural.

1.     Aturan-aturan yang disahkan, regulasi, dan prosedur yang distandarkan dan arah tindakan anggota organisasi dalam pencapaian tugas organisasi. Weber menggambarkan pengembangan rangkaian kaidah dan panduan spesifik untuk merencanakan tugas dan aktivitas organisasi.

2.     Spesialisasi peran anggota organisasi memberikan peluang kepada divisi pekerja untuk menyederhanakan aktivitas pekerja dalam menyelesaikan tugas yang rumit. Dengan memecah tugas-tugas yang rumit ke dalam aktivitas khusus tersebut, maka produktivitas pekerja dapat ditingkatkan. 

3.     Hirarki otoritas organisasi formal dan legitimasi peran kekuasaan anggota organisasi didasarkan pada keahlian pemegang jabatan secara individu, membantu mengarahkan hubungan intra personal di antara anggota organisasi guna menyelesaikan tugas-tugas organisasi. 

4.     Pekerjaan personil berkualitas didasarkan pada kemampuan tehnik yang mereka miliki dan kemampuan untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepada mereka. Para manajer harus mengevaluasi persyaratan pelamar kerja secara logis, dan individu yang berkualitas dapat diberikan kesempatan untuk melakukan tugasnya demi perusahaan. 

5.     Mampu tukar personil dalam peran organisasi yang bertanggung jawab memungkinkan aktivitas organisasi dapat diselesaikan oleh individu yang berbeda.  Mampu tukar ini menekankan pentingnya tugas organisasi yang relatif untuk dibandingkan dengan anggota organisasi tertentu yang melaksanakan tugasnya-tugasnya. 

6.     Impersonality dan profesionalisme dalam hubungan intra personil di antara anggota organisasi mengarahkan individu ke dalam kinerja tugas organisasi. Menurut prinsipnya, anggota organisasi harus berkonsentrasi pada tujuan organisasi dan mengutamakan tujuan dan kebutuhan sendiri. Sekali lagi, ini menekankan prioritas yang tinggi dari tugas-tugas organisasi di dalam perbandingannya dengan prioritas yang rendah dari anggota organisasi individu. 

7.     Uraian tugas yang terperinci harus diberikan kepada semua anggota organisasi sebagai garis besar tugas formal dan tanggung jawab kerjanya. Pekerja harus mempunyai pemahaman yang jelas tentang keinginan perusahaan dari kinerja yang mereka lakukan. 

8.     Rasionalitas dan predictability dalam aktivitas organisasi dan pencapaian tujuan organisasi membantu meningkatkan stabilitas perusahaan. Menurut prinsip dasarnya, organisasi harus dijalankan dengan kaidah dan panduan pemangkasan yang logis dan bisa diprediksikan.

D. Dimensi Birokrasi Organisasi

Dimensi birokrasi yang dikemukakan oleh WEBER merupakan bentuk ideal dari organisasi birokratis, yaitu:

1.     Adanya pengeturan maupun keorganisasian fungsi-fungsi resmi yang saling terkait, oleh aturan, yang menjadikan fungsi-fungsi resmi itu suatu kesatuan yang utuh. Peraturan dan prosedur operasi yang baku (standar operating procedures) menyebabkan kegiatan organisasi dapat dilaksanakan dengan cara rutin dan pasti

2.     Adanya pembagian kerja yang jelas dalam organisasi, setiap anggota organisasi mempunyai tugas yang jelas dan juga mempunyai dan juga wewenang (otoritas) yang seimbang dengan tugas yang harus dijalankan.

3.     Adanya pengorganisasian yang mengikuti prinsip hirarki, yaitu tingkatan yang lebih rendah diawasi dan diatur oleh tingkatan yang lebih tinggi, sehingga tersusun suatu hirarki otoritas dan tingkatan yang tertinggi hingga tingkatan terendah dalam organisasi. Susunan hirarki otoritas itu dinamakan juga rangkaian pemerintah (chain of command)

4.     Adanya system penerimaan dan penempatan karyawan (anggota organisasi) yang didasarkan kemampuan teknis, tanpa memperhatikan sama sekali koneksi, hubungan keluarga maupun favoritism

5.     Adanya pemisahan antara pemilikan alat produksi maupun administrasi dari kepemimpinan organisasi.

6.     Adanya objektivitas dalam melaksanakan tugas yang berkaitan dengan suatu jabatan dalam organisasi

7.     Kegiatan administrasi, keputusan-keputusan dan peraturan dalam organisasi selalu dituangkan dalam bentuk tertulis.

Kebanyakan dimensi tersebut tampak dijalankan oleh banyak organisasi yang ada disekeliling kita, hirarki otoritas, pembagian tugas dan penggunaan dokumen tertulis.

Pada umumnya pengaruh dari ukuran organisasi terhadap tingkat birokrasi dibagi menjadi 2, yaitu: organisasi besar dan organisasi kecil. Terutama perbedaan pada beberapa dimensi dari strukturnya seperti:

1.     Formalisasi

Organisasi besar prosedur formal memberikan kesempatan bagi pimpinan untuk melakukan pengawasan yang impersonal terhadap karyawannya. Sedangkan pada organisasi kecil pengawasan terhadap karyawan dapat dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan karena karyawan yang perlu diperhatikan jumlahnya tidak besar.

2.     Sentralisasi

Sentralisasi menunjukkan tingkatan dalam organisasi yang diberikan wewenang untuk mengambil keputusan. Pada organisasi yang mempunyai tingkat sentralisasi yang tingkat keputusan-keputusan pada umumnya dibuat hanya pada puncak organisasi. Jika organisasi mempunyai tingkat sentralisasi rendah keputusan yang serupa dapat diambil pada tingkatan yang lebih rendah. Pada organisasi besar tingkat sentralisasi lebih rendah dari pada organisasi kecil.

3.     Kompleksitas

Kompleksitas mencangkup kompleksitas vertical yang menunjukkan jumlah tingkatan dalam organisasi, dan kompleksitas horizontal menunjukkan banyaknya bagian dari organisasi. Organisasi besar ternyata menunjukkan tingkat komplesitas yang lebih besar dari pada organisasi organisasi kecil.

4.     Rasio Administratif

Rasio administrative yaitu perbandingan jumlah anggota kelompok pimpinan terhadap jumlah keseluruhan anggota organisasi. Pada organisasi kecil rasio administratifnya rendah, berarti bahwa jumlah pimpinan dalam organisasi kecil sebanding dengan kegiatan yang harus diselesaikan. Pada organisasi besar diperlukan lebih komunikasi sehingga memerlukan petugas yang lebih banyak.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

A.    Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian di atas, pada bab ini dapat dikemukakan beberapa pokok kesimpulan sebagai berikut:

1.     Organisasi birokratis merupakan jenis organisasi yang mempunyai karakteristik yang sesuai bagi sebuah masyarakat industry, baik untuk lembaga pemerintah, maupun untuk organisasi usaha.

2.     Ada dua pandangan dalam merumuskan birokrasi. Pertama, memandang birokrasi sebagai alat atau mekanisme. Kedua, memandang birokrasi sebagai instrumen kekuasaan.

3.     Dimensi-dimensi birokrasi lainnya juga saling mempengaruhi satu sama lain dan menyebabkan organisasi menjadi lebh birokratis pada dimensi-dimensi tertentu

B.    Saran

1.     Pelaksanaan birokrasi organisasi yang sesuai dengan harapan dilakukan dengan menjamin tercapainya alokasi sumber yang terbatas pada sebuah masyarakat yang kompleks.

2.     Tugas-tugas yang akan dapat diselesaikan secara efisien akan memberikan manfaat pada organisasi maupun indivdu.